RESOURCES FOR UKRAINIAN MEDICAL TRANSLATORS: Medical Forms for Ukrainian Soldiers in English // Переклади англійською медичних документів для ЗСУ

As Russia's war against Ukraine rages on, the toll on both Ukrainian defenders and civilians continues to mount. It was particularly pronounced during Ukraine’s counter-offensive last year, when hospitals across the country were overwhelmed and strained to their limits. Notably staggering was the prevalence of 'traumatic limb separations' among both military personnel and civilians, with some 15,000 cases recorded in the first half of 2023 alone. That's more amputees in six months than the UK had in the six years of World War II, when 12,000 of its servicemen and women lost limbs!

Ukraine has become the most heavily mined country in the world, with mines strewn across its northern, eastern, and southern regions, both on land and throughout the Black Sea. This grim reality will inexorably lead to continued civilian casualties from explosive incidents even after cessation of the hostilities. While Russia's war is creating an army of amputees, a conveyor belt of broken bodies, nations across Europe strive to mitigate this human toll. In this endeavor, linguists and translators play an important role, facilitating the evacuation of Ukrainian soldiers with their medical records in their native language.

The reason behind creating this page is because I am one of those translators who occasionally face the daunting task of meeting very tight deadlines. Translators are often required to work swiftly, deciphering information from scanned copies, which may not always be of the highest quality. Since optical character recognition of scanned copies can be time-consuming, leaving limited time for actual translation, performing sight translations may prove more practical. When I first embarked on this project, I invested considerable time in creating editable files, hoping to utilize my CAT tool to automate repetitive translations and enhance efficiency. However, the deadlines proved too tight for this approach.

Here, I am sharing some of the forms I have translated. If you are working on medical documents for Ukrainian soldiers, I hope that these standardized Ukrainian medical forms, already translated into English, can help streamline your workflow and save valuable time, allowing you to focus on the substantive content within the documents. You can just download and fill these forms with your translations of hospital records.

As time permits, I will try to upload more forms that are frequently requested for translation. If you find an error, have a better translation, or would like to share yours, I would appreciate your feedback: oleksiy.lilo@gmail.com.

Ukrainian Tactical Combat Casualty Care (TCCC) Card, Form 100

Карта пораненого

Первинна медична картка

Форма № 100 (ПМК)

Original Form in Ukrainian (PDF)/(MS Word) 

English Translation (PDF)/(MS Word)

Temporary Disability, Exhibit 4

Додаток 4 до Порядку тимчасового звільнення від виконання службових обов’язків  осіб рядового і начальницького складу служби цивільного захисту в разі захворювань, травм або поранень

ДОВІДКА про тимчасову непрацездатність особи рядового або начальницького складу служби цивільного захисту

Original Form in Ukrainian

English Translation 

Circumstances of Injury, Exhibit 5 + An Example Case

Додаток 5 до Положення про військово-лікарську експертизу в Збройних силах України

ДОВІДКА про обставини травми (поранення, контузії, каліцтва)

Original Form in Ukrainian

English Translation (Example Case) (Blank)

Admissions Book (for hospitals and medical volunteers), Form 001/o

Наказ Міністерства охорони здоров’я України 14 лютого 2012 року № 110

МЕДИЧНА ДОКУМЕНТАЦІЯ

Форма первинної облікової документації № 001/о

Original Form in Ukrainian

English Translation

Discharge Summary, Form 027/o

Форма первинної облікової документації № 027/о

ВИПИСКА із медичної карти амбулаторного (стаціонарного) хворого

Original Form in Ukrainian

English Translation

US TCCC Card, DD Form 1380 (JUN 2014), translated into Ukrainian

Original Form in English (PDF)/(Word)

Ukrainian Translation

The front and back of the human body (PNG), if you want to create your own form:

And another TCCC card, which you rarely see among medical records these days. In the early months of the war, there was this Ukrainian TCCC card that was commonly used by first responders (and it was also used to train first responders). You can still purchase the card from online stores.

This card was incorrectly translated by Ukrainian volunteers from a U.S. TCCC card (e.g., ‘Last 4’, instead of being translated as the last 4 digits of the service number, should have been the last 4 of the soldier’s social security #, Operation number is what should have been Battle Roster #, etc.). Occasionally, confusion still arises over the inaccuracies in the card and every now and then someone who fought in Ukraine is still asking on FB about the exact wording on that card. Below, you can download both the Ukrainian version and the English translation of the early TCCC card.

Ukrainian version

English translation

If you need an editable #Cadus form or need to translate it into Ukrainian, you can download one here: 

Original in English

Ukrainian Translation

 and edit it as you feel appropriate. 

Про лікування та реабілітацію за кордоном:

https://bukoda.gov.ua/news/ukrayinci-yaki-postrazhdali-vid-vijni-mozhut-otrimati-likuvannya-ta-reabilitaciyu-za-kordonom

The majority of the cases I've translated involve amputees. I planned to upload a dozen of the most typical cases, anonymized for confidentiality as follows:

“In the patient's words and according to his medical records, [soldier's name] was injured [date] at [time] near [location] during enemy fire in Russia's war against Ukraine. Pre-med care was administered at the point of injury. The next level of care was the medical company of Military Unit [UIN]. Subsequently evacuated to [MTF name] and underwent the following surgical interventions…”

However, it turns out I am unable to do so due to non-disclosure agreements and similar contractual limitations. These agreements prevent me from sharing any of the translated content even in anonymized form. Nevertheless, I anticipate being able to share more forms, hopefully, some cases too, once I've received confirmation from the organizations for which I translated them.

Also, sorry about not being able to share the link to this page on Facebook, I can’t either. FB has banned my blog and flagged it as spam, most likely because it is on a free blogging platform. Many users of blogger.com face the same issue. Facebook has not responded to my appeals so far. The blog has even been delisted from Google. Hope Facebook resolves this soon.

A quick update.

Google has crawled and should start indexing this page in about a week. Using blogspot/blogger is not that simple.

A short example of a case history. This one is old (2015) and is in the public domain. No problem sharing it.

Поранений XXXXXX, XX роки, госпіталізований у Військово-медичний клінічний центр Північного регіону МО України (ВМКЦ ПнР) санітарним транспортом дд.мм.рррр року. Скарги на ниючий біль у ранах на ділянках передньої черевної стінки, лівої верхній кінцівки, лівої нижньої кінцівки. З анамнезу відомо, що постраждалий близько 11-ти годин тому отримав поранення  під  час  спрацювання  мінно-вибухового  пристрою  типу  "розтяжка"  при  виконанні завдань   антитерористичної   операції   (АТО). дд.мм.рррр   року   оглянутий   лікарем-хірургом Артемівської ЦРЛ, виконане ПХО ран, видалення стороннього тіла м'яких тканин (металевого осколку)  передньої  черевної  стінки  живота,  оглядова  рентгенографія  грудної  та  черевної порожнини,  рентгенографія  лівої  верхній  та  лівої  нижній  кінцівки  у  двох  проекціях. На рентгенографічних  знімках  грудної  та  черевної  порожнини  у  лівій  мезогастральній  ділянці виявлено стороннє тіло розміром 0,8×0,5 см, металевої щільності, орієнтовна глибина його розташування 5 см, іншої патології не виявлено. На рентгенографічних знімках лівої верхньої та лівої нижньої кінцівок виявляються множинні сторонні тіла до від 0,3 до 0,6 см у діаметрі, металевої щільності. Кісно-травматичних змін не виявлено. Діагноз при надходженні: вогнепальні осколкові множинні поєднані сліпі поранення м'яких тканин  передньої  черевної  стінки  живота,  лівої  верхньої  кінцівки,  лівої  нижньої  кінцівки  від дд.мм.рррр  року. Стан  після  ПХО  рани  м'яких  тканин  передньої  черевної  стінки  живота, видалення         стороннього       тіла               (металевого       осколку)              від               дд.мм.рррр року. Поранений госпіталізований у хірургічне відділення клініки торакоабдомінальної хірургії ВМКЦ ПнР. При огляді загальний стан задовільний. Шкіряний покрив та видимі слизові оболонки блідно-рожеві. Пульс 78 удари в 1 хвилину, задовільних характеристик. Серце  - тони ритмічні. AT 125/85 мм. рт. ст. У легенях дихання везикулярне. Частота дихань 18 у хвилину. Температура тіла   36,8 °C. Язик   вологий,   обкладений   білим   нальотом. Живіт   м'який,   безболісний. Приглушення   у   відлогих   місцях   черевної   порожнини   немає. Перистальтика   кишечнику вислуховується, задовільна (знижена). Живіт при пальпації м'який, помірно болісний у лівій мезогастральній   ділянці. Симптоми   Щоткіна-Блюмберга,   Куленкампфа,   Пастернацького негативні. При місцевому огляді у лівій   мезогастральній   ділянці   передньої черевної стінки візуалізується рана по передній пахвовій лінії розміром 1,5×0,5 см, краї рани рівні, на лівому плечі по зовнішній поверхні у середній та нижній третині візуалізуються множинні (біля 20) дотичні рани розміром від 0,2 до 0,5 см; на лівому стегні та гомілці лівої нижньої кінцівки візуалізуються множинні (біля 30) дотичні рани розміром від 0,2 до 0,5 см. Хворий взятий у перев'язувальну, де виконана обробка ран розчинами антисептиків. Виконана невідкладна операція: лапаротомія,  ревізія  органів  черевної  порожнини. При ревізії  виявлено  проникаючий  характер  поранення,  виявлено  дотичне  пошкодження  стінки тонкої кишки. Рана кишки ушита дворядними поодиночними вузловими швами. Лаваж черевної порожнини антисептиками. Силіконовий двопросвітний дренаж у черевну порожнину до місця операції. Ранній  післяопераційний  перебіг  без  ускладнень. Переведений для подальшого лікування у задовільному стані.

Patient XXXXXX, XX y.o., admitted to the Military Medical Clinical Center of the Northern Region of the Ministry of Defense of Ukraine, where he was delivered by an ambulance on dd/mm/yyyy. Complaints of nagging pain in the wounds’ areas of the anterior abdominal wall, left upper limb and left lower limb. According to his medical history, the casualty sustained injury approximately 11 hours ago from the detonation of a tripwire explosive device while on active duty in support of the anti-terrorist operation (ATO). On dd/mm/yyyy, examined by an operating surgeon at the Artemivsk Central District Hospital. Initial debridement of the wounds was performed, a foreign object (metal fragment) was removed from the soft tissues of the anterior wall of the abdomen. Plan X-ray of the thoracic and abdominal cavities, dual-view X-ray of the left upper and left lower extremities. The X-ray images of the thoracic and abdominal cavities revealed a 0.8×0.5 cm foreign object of metallic density, seated approximately 5 cm deep in the left mesogastric area. No other pathology found. Radiography of the left upper and left lower extremities revealed multiple foreign objects having a metallic density and a diameter between 0.3 and 0.6 cm. No osteo-traumatic changes found. ADMISSION DIAGNOSIS: On dd/mm/yyyy, received multiple gunshot fragmentation, concomitant, non-perforating wounds to the soft tissues of the anterior abdominal wall, left upper extremity and left lower extremity. Status post initial debridement of the soft-tissue wound of the anterior wall of the abdomen; extraction of a foreign object (metal fragment) on dd/mm/yyyy. Patient admitted into the surgical department of the Thoracoabdominal Surgery Clinic of the Northern Region Military Medical Clinical Center. On presentation, general state satisfactory. Skin covering and visible mucous membranes pale pink. Pulse 78 b/min, satisfactory data. Heart: rhythmic tones. BP 125/85 mm Hg. Lungs: vesicular breathing. Respiration rate 18 BPM. Body temperature: 36.6°C. Tongue moist, white coated. Abdomen soft, no tenderness. No dullness in the peritoneal gutters. Bowel sounds heard, peristalsis satisfactory (reduced). Abdomen soft upon palpation, moderately tender in the left mesogastric region. Negative for rebound tenderness (Blumberg), tenderness of the suboccipital muscles (Kulenkampff) and CVA tenderness (Murphy). Upon local examination, a 1.5×0.5 cm wound is visualized along the anterior axillary line in the left mesogastric area on the anterior abdominal wall. The edges of the wound are even. Multiple (approx. 20) tangential wounds, ranging in size between 0.2 and 0.5 cm, are visualized along the outer mid and lower thirds of the left shoulder; multiple (approx. 30) tangential wounds, between 0.2 and 0.5 cm, are visualized on the left thigh and left shin. The patient was taken to a dressing room where the wounds were treated with antiseptic solutions. Urgent surgery performed: laparotomy and abdominoscopy. The examination revealed the penetrating nature of the injury and tangential damage to the wall of the small intestine. The wound of the intestine was closed with double-row single-knotted sutures. Peritoneal lavage with antiseptics. Abdominal drainage of the operated site with a dual-lumen silicone tube. No complications during the early postoperative course. Transferred to the next level of care in satisfactory condition.

This may help if you are struggling with terminology related to the Ukrainian MEDEVAC.

Note: I usually prefer ‘medical treatment facility’ (MTF) in this context, but this particular Ukrainian text uses “установа охорони здоров’я”.

Першу медичну допомогу (найпростіші медичні заходи) надають безпосередньо на місці поранення (ураження) або в найближчому укритті самі військовослужбовці в порядку само- і взаємодопомоги. Або ж стрільці-санітари, санітари, водії-санітари, бойові медики та старші бойові медики. Далі поранених військовиків для надання долікарської (фельдшерської) й першої лікарської допомоги направляють до медичних рот (пунктів), стабілізаційних пунктів, лікарсько-сестринських бригад цивільних лікувальних закладів. На цьому етапі медевакуацію виконують наземним транспортом. Наступним є військово-мобільний госпіталь (далі — ВМГ), де пораненим надають кваліфіковану медичну допомогу задля усунення тяжких, загрозливих для життя наслідків та ускладнень поранень, підготовки поранених (уражених, хворих) до подальшої евакуації і створення сприятливих умов подальшого лікування. Медичну евакуацію поранених до ВМГ виконують наземним і повітряним транспортом. Поранених, які потребують спеціалізованої меддопомоги (надають лікарі-спеціалісти), направляють до Військово-медичних клінічних центрів (далі ‒ ВМКЦ) регіонів, військових госпіталів, спеціалізованих закладів охорони здоров’я. Залежно від стану здоров’я поранених, їх транспортують наземним, залізничним чи повітряним транспортом. У разі потреби надання пораненому високоспеціалізованої меддопомоги медична евакуація виконується безпосередньо до Національного військово-медичного клінічного центру «ГВКГ» (м. Київ) усіма видами транспорту. Кожна установа охорони здоров’я в системі Міністерства оборони України має свій профіль: ампутація кінцівок ‒ Національний військово-медичний клінічний центр «ГВКГ» (м. Київ) та ВМКЦ професійної патології особового складу (м. Ірпінь); нейрохірургічний напрямок — ВМКЦ Західного регіону (м. Львів); травмування органів зору — ВМКЦ Південного регіону (м. Одеса); термічні поранення — Національний військово-медичний клінічний центр «ГВКГ» (м. Київ). Завдяки злагодженій роботі й чіткому дотриманню принципів медичного сортування абсолютна більшість воїнів повертається до строю.

First aid (basic procedures) is provided directly at the point of injury or at the nearest place of cover by military personnel themselves, employing self and buddy aid techniques. It is also administered by combat lifesavers, corpsmen, drivers/medical aidmen, combat medics and senior combat medics. Subsequently, wounded soldiers are transported to medical companies (aid stations) and stabilization points, and are placed under the care of teams comprising doctors and nurses from civilian health facilities, ensuring they receive essential pre-medical (paramedical) and initial medical care. At this level, MEDEVAC is conducted by ground-based transport. Following this stage, casualties are transferred to a mobile field hospital (MFH), where they receive qualified medical care aimed at mitigating severe, life-threatening consequences and complications of their injuries. It also involves preparing casualties (injured or ill) for subsequent evacuation and establishing conducive conditions for further care. Both ground and air transport facilitate medical evacuations to MFHs. Casualties requiring specialized medical care (by specialist physicians) are referred to regional Military Medical Clinical Centers (MMCCs), military hospitals and specialty health-care facilities, with transportation facilitated by ground, rail, or air, depending on the casualties’ health status. For casualties requiring highly specialized medical intervention, direct medevac to the National Military Hospital in Kyiv is arranged via any available mode of transport. Each healthcare facility within Ukraine's Defense Ministry system specializes in their respective areas: Amputations: the National Military Hospital in Kyiv and the Military Medical Clinical Center for Occupational Pathology in Irpin; Neurosurgery: the Military Medical Clinical Center of the Western Region in Lviv; Ocular Traumas: the Military Medical Clinical Center of the Northern Region in Odesa; Thermal Injuries: the National Military Hospital in Kyiv. These coordinated efforts, guided by triage principles, ensure the majority of service members swiftly return to active duty.

Of course, none of this is official or perfect. It’s only to help you save time. And there is more than one way to skin a cat. You are more than welcome to suggest a better translation.

Feel free to share, comment below, and check back later for more updates!

BECOME AN ENGIN VOLUNTEER TODAY

to help young public servants

in Ukraine improve their English! 

Learn More: https://uk.enginprogram.org/engingov-eng